Ik heb geen apart KCC (KlantContactCentrum), is Antwoordplus voor mij dan toch interessant?
Beschikt uw organisatie over een apart KCC, dan is het al interessant om met AntwoordPlus te werken vanaf 10 medewerkers. Heeft uw organisatie geen apart KCC, maar heeft u verspreid over uw organisatie meerdere medewerkers die bezig zijn met klantcontact, dan is het al snel interessant. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak en we kunnen snel samen constateren of het zinvol is om verder te gaan of niet.
Welke eisen stelt AntwoordPlus aan het kennis- en opleidingsniveau van mijn medewerkers om er succesvol mee te werken?
AntwoordPlus is een simpel systeem waar iedereen snel mee kan werken. Het zit logisch in elkaar en is ontwikkeld vanuit de praktijk. Elke medewerker die met een computer met Microsoft Office kan werken, kan ook werken met AntwoordPlus. Echter, dat is slechts het technische stuk. AntwoordPlus is een systeem wat ondersteunend is aan het verbeteren van het niveau van klantcontact. Het is dus bepalend hoe goed uw medewerkers in staat zijn te communiceren.
Is dat nog voor verbetering vatbaar, dan adviseren we gerichte training en opleiding. Onze partner Ocaro heeft daar zeer veel ervaring in. Lees hier meer over de opleidingsmogelijkheden.
Wat doet AntwoordPlus op het gebied van opleiding, training en advies?
AntwoordPlus biedt een complete oplossing:
1. Geavanceerde software, inclusief het Content Beheer Systeem;
2. Begeleiding en training om werken met AntwoordPlus in de organisatie te integreren;
3. Bijpassende communicatietrainingen;
4. Aanvullende trainingen voor verbeterd klantcontact, verzorgd door onze partner Ocaro;
5. Advies over hoe de informatie uit de managementrapportages te vertalen in gerichte stappen die leiden tot organisatieverbetering.
Is AntwoordPlus een SaaS oplossing?
Ja, AntwoordPlus is een SaaS oplossing. Daarnaast heeft AntwoordPlus een speciale tussenlaag voor koppelingen (servicebus) met bestaande IT-infrastructuur in de organisatie. In het architectuurschema van gemeente Ede kun je zien hoe dat werkt. Klik hier voor dit schema. Technisch gezien kan koppelen met andere software vanuit SaaS oplossingen. Of het in de praktijk óók kan, ligt aan de inrichting van het lokale ICT landschap van de organisatie.
Heeft een nieuwe medewerker altijd een opleiding vanuit AntwoordPlus nodig of kan diegene ook door het team worden ingewerkt?
AntwoordPlus zit heel logisch in elkaar. Als u medewerkers in huis heeft die uitstekend met AntwoordPlus uit de voeten kunnen, dan is training door AntwoordPlus niet per se nodig.
Ik heb besloten met AntwoordPlus te gaan werken, hoe ziet de implementatie er dan uit?
Dat is voor elke organisatie anders, altijd maatwerk. Een van onze mensen stelt met u het kernteam samen en we maken een stappenplan, specifiek op uw organisatie afgestemd. We volgen steeds de volgende structuur, de inhoud ziet er per stap anders uit, afgestemd op de situatie in úw organisatie.
- Inventarisatie: wat zijn de belangrijkste uitdagingen in úw organisatie en wat is uw merkbelofte?;
- Nul-meting: met klantvraaganalyse de meest voorkomende klantvragen inzichtelijk maken;
- Evalueren nulmeting en implementatieplan samen met u opstellen;
- Start implementatie met kleine groep (de ambassadeurs);
- Evaluatie & finetunen na korte gebruiksperiode van maximaal 2 weken;
- Aansluiten overige organisatie onderdelen;
- Evalueren en verbeteren; een continu proces.
Is het hebben van een zaaksysteem verplicht?
In de gemeentelijke markt wordt ook met dossiervorming gewerkt en heeft men zaaksystemen geïntroduceerd. Onder een zaak verstaan we hier bijvoorbeeld:
- Het behandelen van een aanvraag of verzoek;
- Het afhandelen van een melding of een klacht;
- Het verstrekken van informatie of het geven van (juridisch advies).
Voor het gebruik van AntwoordPlus is het hebben van een zaaksysteem niet verplicht want in AntwoordPlus worden geen zaken behandeld. Vervolgacties, zoals terugbelverzoeken, worden in AntwoordPlus per mail verstuurd. AntwoordPlus kan hierop aansluiten indien gewenst.
Vindt er automatisch een opslag plaats in DMS?
Een DMS is een Document Management Systeem. AntwoordPlus heeft geen koppeling met een bepaald DMS. De eventuele bijlage is opgeslagen in AntwoordPlus. Dit geldt ook voor de bijlagen die de gebruiker van AntwoordPlus zelf uploadt of aanmaakt om aan de mail naar de vraagsteller toe te voegen.
Worden alle ingevulde formulieren van Smart Documents meteen in de software van Smart Documents software opgeslagen?
Op dit moment worden aangepaste/ingevulde formulieren vanuit AntwoordPlus nog niet opgeslagen in de software van Smart Documents. We onderzoeken hoe we dat kunnen realiseren en dit mogelijk in een volgende versie kunnen toevoegen.
Een organisatie heeft een archiveringsplicht die steeds verder gaat. Hoe is die plicht geborgd in AntwoordPlus?
Alle mail die binnen AntwoordPlus wordt ontvangen of verstuurd, wordt gedurende een jaar en een dag bewaard. Daarna wordt de mail gearchiveerd. Dit houdt in dat alle herkenningskenmerken worden geleegd (geanonimiseerd). Daarnaast bepaalt de organisatie zelf hoelang zij de mails binnen Exchange bewaren.
Bij wetswijzigingen worden deze via een abonnement van SDU, automatisch bijgewerkt op de website van de gemeente. Is dit ook gekoppeld aan AntwoordPlus?
Deze vraag is alleen van toepassing op gemeenten. Nee, AntwoordPlus is niet verbonden met SDU. De content in AntwoordPlus kan door de gemeente zelf worden beheerd.
Hoe ga ik om met onze bestaande (zaak)systemen in combinatie met AntwoordPlus? Kunnen deze aan elkaar gekoppeld worden?
AntwoordPlus kan gekoppeld worden aan de meeste in gebruik zijnde bestaande (zaak)systemen. Vaak komt deze koppeling tot stand via een zogenaamde API. Op welke wijze de koppeling tot stand kan komen is afhankelijk van de keuzes die gemaakt zijn in uw lokale infrastructuur en de bij u in gebruik zijnde combinatie van systemen.
Hoe gebruiken jullie AI-technologie?
Repeterende vragen worden zoveel mogelijk geautomatiseerd beantwoord op basis van ChatGPT (AI). Door deze koppeling blijven alleen specialistische vragen over, die intern kunnen worden uitgezet en beantwoord.
Zo is het zelflerende systeem van AntwoordPlus ook nog eens geautomatiseerd en kunnen bijvoorbeeld vragen via de website (chatbot), social media kanalen of e-mail direct en automatisch beantwoord worden. Een enorme tijdswinst!
